Workflow มาตรฐานคุณภาพ
ซอฟต์แวร์ระบบควบคุมคุณภาพ e-SMART ISO ทำงานบนเว็บเบส (Web Base) ของ Microsoft ในรูปแบบ “Electronic Work Flow” และ “อีเมล” ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานมาตรฐาน ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายและแม่นยำเพื่อเพิ่มแรงจูงใจให้กับผู้ใช้ นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถรักษาการรับรอง ISO และขยายขอบเขตการได้รับการรับรอง
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงอะไร และมีอะไรบ้าง
ก่อนอื่นต้องขอเกริ่นนำว่าการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงอะไร และมีอะไรบ้าง โดยทั่วไปแล้วการจัดเก็บเอกสาร คือ งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ-ส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งสอดคล้องกับความหมายของการจัดการเอกสาร ที่หมายถึงกระบวนการเพื่อประโยชน์ในการผลิต อนุมัติ รับหรือส่ง แจกจ่าย ใช้งาน รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น ติดตาม ยืม ทำลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย และการพิสูจน์ตัวอักษรของเอกสาร ดังนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึง การนำเอาวิธีการอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการดังกล่าว ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ซึ่งได้กำหนดกระบวนการและกรรมวิธีต่อเอกสารที่สำคัญไว้ดังนี้
1. การกำหนดชั้นความลับตามความสำคัญของข้อมูลในเอกสารกำหนดไว้ 3 ระดับ ได้แก่ ลับ ลับมาก ลับที่สุด และมีการกำหนดความรับผิดชอบให้แก่ผู้มีอำนาจกำหนดความลับ เป็นผู้พิจารณากำหนดระดับชั้นความลับของเอกสาร และการยกเลิกหรือปรับระดับชั้นความลับของเอกสารตามความจำเป็น
2. การควบคุมเอกสารโดยกำหนดให้มีมาตราการควบคุมต่างๆ คือ การจัดทำระเบียนการตรวจสอบการจัดทำเอกสาร การทำสำเนา การแปล การโอน การรับ-ส่ง การเก็บรักษา การยืม การทำลาย การปฏิบัติในเวลาฉุกเฉินหรือเมื่อมีการสูญหาย รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลในเอกสารจากระบบดังกล่าว จะเห็นได้ว่าเป็นมาตรการที่ละเอียดรอบคอบ ถือว่าเป็นแนวทางที่เหมาะสมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการรักษาความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ในส่วนของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกระบวนการจัดการเรียนรู้ด้านเทคนิคด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาจัดการต่อวงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้น ตั้งแต่แรกเริ่มการผลิต การจัดทำเอกสารในฉบับร่างจากเอกสารเดิมที่เก็บไว้ หรือได้รับจากหน่วยงานอื่น ๆ อาจจะเป็นแบบฟอร์ม หรือสร้างขึ้นมาใหม่ แล้วส่งเข้ากระบวนการในการควบคุมเอกสาร โดยการส่งไปให้ผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ ทำการพิสูจน์อักษรของเอกสาร โดยวิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือวิธีการอื่น ซึ่งจะช่วยสร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารในการดำเนินการจ่ายงานและจัดเก็บ หรือทำลาย เป็นต้น
บริษัท เมจิกซอฟท์แวร์ (ประเทศไทย) จำกัด หรือ MST ได้ออกแบบซอฟต์แวร์ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารงานระบบคุณภาพ ช่วยลดปัญหาและข้อบกพร่องต่าง ๆ ที่เกิดจากการทำระบบคุณภาพ ซึ่งยังช่วยให้การรักษาและพัฒนาระบบมาตรฐาน ISO เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ทั้งนี้บริษัทฯ ได้มุ่งเน้นการจัดการและแก้ไขปัญหางานด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และเพื่อให้งานด้านเอกสารเป็นไปตามมาตรฐาน ISO เป็นอย่างดีจนถึงปัจจุบัน จึงทำให้บริษัทฯ ได้รับความไว้วางใจและการยอมรับจากองค์กรขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย
มาทำความรู้จักว่าซอฟต์แวร์ e-SMART ISO ของ MST มีคุณสมบัติอะไรบ้าง
ระบบ e-SMART ISO นั้นมีรูปแบบการทำงานเป็นโมดูล หรือกล่าวง่าย ๆ คือ มีการแยกเป็นระบบ ๆ ที่ชัดเจน ซึ่งทำให้ลูกค้าใหม่หรือลูกค้าเดิม สามารถเลือกใช้งานได้ตามงบประมาณ หรือเพิ่มเติมได้ตามความต้องการ
- Module : Roles / Rights (ระบบสิทธิ และ การกำหนด Work Flow)
- Module : Document Control (ระบบการควบคุมเอกสาร)
- Module : Risk for QMS (ระบบการประเมินความเสี่ยงสำหรับระบบคุณภาพ)
- Module : Document Record (ระบบบันทึกคุณภาพ)
- Module : Management Review (ระบบการประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร)
- Module : Internal Audit (ระบบการตรวจติดตามภายใน)
- Module : Action Management (ระบบการแก้ไขและป้องกันข้อผิดพลาด)
- Module : Customer Satisfaction (ระบบการประเมินความพึงพอใจ)
- Module : Training Record (ระบบบันทึกการฝึกอบรม)
- Module : Calibration & Maintenance (ระบบการบันทึกการสอบเทียบ/ทวนสอบ/บำรุงรักษา)
- Module : Specification & Non-conformities (ระบบการบันทึกและติดตามผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด)
ศูนย์สนับสนุน MST Online เพื่อให้บริการลูกค้าของเราได้ดียิ่งขึ้น
ระบบ e-SMART ISO ได้รับการพัฒนาเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าสามารถรักษามาตรฐานคุณภาพของตนได้อย่างต่อเนื่องและเพลิดเพลินไปกับขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายดาย นอกจากนี้ MST ยังมีบริการ e-Service ที่ช่วยให้ลูกค้าที่ใช้บริการได้รับการสนับสนุนออนไลน์ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ เพียงคุณเป็นลูกค้าที่มีบัญชีสำหรับล็อกอินก็สามารถเข้าสู่ระบบเพื่อเลือกรับบริการได้ตลอดเวลา
เขียนโดย : Kanitha
วันที่เผยแพร่ : 1 ส.ค. 2564